KVIS on tarkvara, mis on loodud muuseumite vajadusi silmas pidades.
Tarkvara kontseptsiooni keskseks mõisteks on sündmus – protsess, mis toimub
mingil ajaperioodil teatud kohas. Lähtutud on põhimõttest, et objekte vaadeldakse
nende
muutumises ajas ja kirjeldatakse läbi elulooliste sündmuste (valmistamine,
kasutamine, avastamine, hävimine, saabumine muuseumisse, eksponeerimine näitusel
jne.). Objekt võib oma eluloo vältel omada erinevat funktsiooni ning muutuda võivad
ka objekti füüsilised omadused (näiteks seisukord, mõõdud, värvus jms).
Samuti on oluline kirjeldada ka objektide omavahelisi seoseid. KVIS võimaldab
kirjeldada objektide kuulumist kogudesse, kollektsioonidesse ja komplektidesse. Tänu
kontseptsioonile on võimalik kirjeldada objektide seotus ühe ja sama sündmusega.
Arheoloogiliste leidide korral on oluline säilitada ka leitud objektide omavaheline
hierarhiline seos (milline objekt leiti millise objekti seest), mida KVISis on
võimalik lihtsate vahenditega kirjeldada.
KVIS süsteem ei taga üksnes museaalide põhjalikku süstematiseerimist ja
kirjeldamist, vaid täidab ka kataloogsüsteemi ülesandeid. Uute muuseumisse saabuvate
museaalide registreerimine süsteemis teostatakse läbi vastuvõtuaktide sisestuse ja
tulme- ja inventarinumbrite automaatse genereerimise. Ka kõik hilisemad objektide
liikumised fikseeritakse vastavate dokumentidega, mille põhjal on võimalik teostada
statistikat ning taastada objekti asukoht ja seisukord teatud ajahetkel.